Pernah tak? Jumlah pesanan sedang meningkat mendadak, pelanggan menghubungi bertalu-talu, tetapi apabila menyemak stok dalam sistem ia memaparkan perkataan 'stok habis' sedangkan baru sahaja membuat pesanan masuk tidak lama dahulu. Di sisi lain pula, ada kedai yang menghadapi masalah sebaliknya, iaitu menempah terlalu banyak barang untuk disimpan sehingga modal tertimbun di atas rak selama berbulan-bulan.
Kedua-dua perkara ini berpunca daripada sumber yang sama, iaitu anda masih belum tahu 'bila patut menempah barang masuk' dan 'berapa banyak stok simpanan yang perlu disediakan'. Artikel ini akan membawa anda mengenali cara mengira Reorder Point dan Safety Stock dengan cara yang boleh terus diikuti menggunakan kalkulator.
Mengapa 'meneka sahaja' boleh merugikan kedai anda
Menempah barang secara mengikut perasaan (nampak hampir habis terus tempah) kedengaran fleksibel, tetapi sebenarnya ia merugikan anda secara senyap melalui 2 cara.
- Kehabisan stok (Stockout): Kehilangan jualan yang sepatutnya diperoleh, pelanggan lari ke kedai pesaing, dan yang lebih pedih ialah markah kedai serta kedudukan keterlihatan pada platform menurun.
- Stok berlebihan (Overstock): Modal tertimbun pada barang, menanggung kos penyimpanan gudang, dan berisiko barang luput tarikh atau ketinggalan trend.
Penyelesaiannya ialah beralih daripada meneka kepada angka yang boleh dikira, iaitu terdapat 2 angka yang perlu anda kenali.
Mengenali 2 angka teras: Safety Stock dan Reorder Point
| Angka | Apakah ia |
|---|---|
| Safety Stock (stok simpanan) | Stok simpanan kecemasan, untuk mengelak kejadian tidak dijangka seperti jualan melonjak secara tiba-tiba atau pembekal menghantar lewat. |
| Reorder Point (titik pesanan semula) | Paras stok yang sebaik sahaja disentuh, anda perlu menempah barang masuk dengan serta-merta, bukan menunggu sehingga habis. |
Secara mudahnya, Safety Stock ialah kusyen penyangga, manakala Reorder Point ialah isyarat amaran untuk anda bertindak menempah.
Formula mengira Safety Stock
Formula asas yang boleh digunakan secara praktikal bagi kebanyakan kedai ialah
Safety Stock = (Jualan maksimum sehari × Lead Time maksimum) − (Jualan purata sehari × Lead Time purata)
Istilah Lead Time ialah tempoh masa dari saat anda menekan tempah barang, sehingga barang tiba di gudang dan sedia untuk dijual.
Cuba lihat contoh SKU baju-T TS-WHITE-M
- Jualan purata 20 unit/hari, hari paling laku 35 unit/hari
- Lead Time purata 5 hari, paling lambat 8 hari
Gantikan nilai: (35 × 8) − (20 × 5) = 280 − 100 = 180 unit
Ini bermaksud anda patut menyimpan baju model ini sebanyak 180 unit sebagai kusyen penyangga.
Formula mengira Reorder Point
Setelah memperoleh Safety Stock, mencari Reorder Point pula amatlah mudah
Reorder Point = (Jualan purata sehari × Lead Time purata) + Safety Stock
Menggunakan angka baju TS-WHITE-M tadi: (20 × 5) + 180 = 280 unit
Ini bermakna setiap kali stok berbaki 280 unit, anda perlu menempah barang pusingan baharu dengan serta-merta kerana semasa menunggu barang selama 5 hari, anda akan menjual lagi kira-kira 100 unit, dan masih berbaki Safety Stock sebanyak 180 unit untuk menghadapi situasi jika barang tiba lewat atau jualan lebih laku daripada biasa.
Rangka jadual Excel yang boleh terus disalin untuk digunakan
Anda tidak perlu menekan kalkulator bagi setiap SKU. Susun lajur dalam Excel atau Google Sheets seperti ini, kemudian masukkan formula sekali sahaja.
| Lajur | Contoh nilai |
|---|---|
| A: SKU | TS-WHITE-M |
| B: Jualan purata/hari | 20 |
| C: Jualan maksimum/hari | 35 |
| D: Lead Time purata | 5 |
| E: Lead Time maksimum | 8 |
Selepas itu masukkan formula dalam sel berikutnya
- Safety Stock (F):
=(C2*E2)-(B2*D2) - Reorder Point (G):
=(B2*D2)+F2
Tarik formula ke bawah supaya lengkap bagi setiap SKU, maka anda akan mempunyai jadual amaran tempahan barang bagi keseluruhan kedai dalam satu helaian.
Apabila SKU semakin banyak, Excel mula tidak mampu mengendalikannya
Formula-formula ini memang tepat, tetapi mempunyai kelemahan iaitu ia statik mengikut nilai yang anda masukkan. Dalam kehidupan sebenar, jualan purata berubah setiap minggu, lebih-lebih lagi semasa kempen besar atau musim diskaun, jualan mungkin melonjak berkali ganda, menyebabkan Reorder Point yang dikira bulan lepas tidak lagi boleh digunakan. Dan jika anda mempunyai beratus-ratus SKU, mengemas kini secara manual satu persatu hampir mustahil dilakukan.
Inilah titik di mana sistem fulfillment seperti Flash Fulfillment hadir untuk membantu meringankan beban, kerana apabila stok anda berada dalam gudang yang menghubungkan data dengan jualan sebenar, sistem akan
- Melihat jualan dan paras stok secara masa nyata, tanpa perlu mengira secara manual
- Memberi amaran apabila ada SKU menyentuh Reorder Point supaya anda dapat menempah barang tepat pada masanya
- Mempunyai Lead Time dalaman yang pendek dan boleh diramal, membantu mengurangkan Safety Stock yang perlu disimpan = modal tertimbun lebih sedikit
Secara mudahnya, anda masih lagi pembuat keputusan, tetapi sistem membantu memantau angka untuk anda.
Rumusan perkara penting
- Safety Stock ialah kusyen penghalang kehabisan barang, dikira daripada perbezaan antara kes paling teruk dengan kes biasa
- Reorder Point ialah isyarat yang menunjukkan sudah tiba masa untuk menempah barang, sebelum stok menyentuh Safety Stock
- Mulakan dengan Excel mengikut rangka di atas, kemudian beralih menggunakan sistem apabila SKU semakin banyak
- Jangan lupa menyemak semula angka jualan purata dan Lead Time secara berkala, terutamanya sebelum tempoh kempen besar
Jika kedai anda mula mempunyai SKU yang banyak sehingga mengawal stok secara manual mula terasa terlalu berat, cuba pelajari lebih lanjut bagaimana mengatur sistem gudang dan fulfillment dapat membantu angka Reorder Point bekerja menggantikan anda, maka anda akan mempunyai lebih banyak masa untuk fokus pada jualan.
Soalan Lazim (FAQ)
Jika pembekal menghantar barang dengan sangat tidak menentu, apa yang patut dilakukan?
Semakin Lead Time tidak stabil, semakin anda patut menggunakan nilai Lead Time maksimum yang pernah benar-benar dialami dalam formula Safety Stock untuk berjaga-jaga bagi kes paling teruk, serta pertimbangkan untuk mencari pembekal simpanan sebagai sandaran bagi menyebarkan risiko.
Apakah perbezaan antara Reorder Point dan Safety Stock secara ringkas?
Safety Stock ialah 'jumlah yang disimpan' untuk kecemasan, manakala Reorder Point ialah 'paras stok yang perlu mula menempah barang', di mana Reorder Point sudah merangkumi Safety Stock di dalamnya ditambah dengan jumlah yang akan dijual semasa menunggu barang.
Berapa kerap angka-angka ini patut dikira semula?
Disyorkan untuk menyemak semula sekurang-kurangnya sebulan sekali, dan menyemak secara khusus sebelum memasuki tempoh musim diskaun atau kempen besar, kerana jualan purata sehari biasanya berubah jauh berbanding sebelumnya.
Mempunyai beratus-ratus SKU, tidak mampu mengira satu persatu, apa yang patut dilakukan?
Mulakan dengan menyusun keutamaan, kira SKU yang laku dan memberi keuntungan tinggi dahulu. Bagi jangka panjang pula, anda patut menggunakan sistem yang menarik data jualan dan stok untuk mengira secara automatik, seperti sistem gudang dan fulfillment yang memberi amaran titik pesanan dengan sendirinya.
